Iron Mountain Smart Sort

Érd el információ irányítási és üzleti céljaid

Neked való a Smart Sort?

• nagy volumenű irattárat örököltél?
• problémát jelent a dokumentumok megtalálása?
• Irattárat költöztetnél, azonban először meg akarod semmisíteni, amire már nincsen szükséged?
• meg kell semmisítened a dokumentumokat, de jelentős időbefektetés nélkül nem tudod biztosan elkülöníteni a megfelelő fájlokat?
• papírmentessé válnál, de nehezen tudsz dönteni arról, hogy mely iratokat digitalizáld?
• egyesülés, felvásárlás vagy tulajdonosváltás miatt kell szétválogatni a dokumentumokat?

Ha a fenti kérdések bármelyikére igennel válaszoltál, érdeklődj itt az Iron Mountain Smart Sort szolgáltatás részleteiről.

A kihívás

Annak érdekében, hogy megalapozott döntéseket hozhass dokumentumaid selejtezésről, elengedhetetlen az irattárad rendszerezése. Sajnos ez nem olyan egyszerű, mint amilyennek hangzik.

Mitől olyan bonyolult az iratok rendszerezése?

• Az irattár integritásának/átláthatóságának hiánya: Amennyiben a kulcsfontosságú metaadatok nem kerülnek rögzítésre és listázásra az információ teljes életciklusa során, ezek keresése és kezelése bonyolulttá válik, ami megnehezíti a döntéshozást arról, hogy mely iratok legyenek megsemmisítve, digitalizálva vagy rendszerezve.
• Vegyes irattípusok és eseménydátumok összetettsége: Az egyes irattípusok eltérő kezelési követelményekkel rendelkeznek. Amennyiben az iratok nem azok osztályozása vagy az eseménydátum szerint vannak rendszerezve, lehetetlenné válik a magabiztos és biztonságos intézkedés.
• Az irat állományok rendszerezése munkaigényes és költséges: A legtöbb cég nem rendelkezik a szükséges erőforrásokkal ahhoz, hogy az egyes fájlokat kiválogassák és megsemmisítési dátum, irattípus, egyedi azonosító vagy egyéb követelmény szerinti rendszerezzék.

Következmények

• Felesleges Költségek: A nagy mennyiségű, fájlszintű metaadat nélküli iratok, amelyeket megsemmisítési dátumok vagy az iratok osztályozása nélkül tárolnak, befolyásolják az iratok hatékony rendszerezését.
• Megnövekedett Kockázat: Az iratok szükségesnél hosszabb megőrzése növeli az információvesztés és a szabályszegések kockázatát. Emellett bonyolultabbá teszi a jogi, audit válaszadási és megfelelőség-kezelési folyamatokat.
• Csökkent Produktivitás: Ahhoz, hogy megtaláld, amire szükséged van és gyorsan dönthess az iratok elrendezéséről, jól szervezett irattárra van szükség. Ha nincs hatékony folyamat a dokumentumok rendszerezésére, időt veszíthetsz, ezzel késleltetve a kritikus célok elérését.

Csapatunk az Iron Mountain irat központokból vagy saját telephelyeden is kész támogatást nyújtani, legyenek az iratok házon belül, vagy akár egy külső tárolóhelyen.

Egyszerűsítsd és gyorsítsd fel a döntéshozatalt!

Az Iron Mountain Smart Sort támogatja és gyorsítja a régebbi dokumentumokkal kapcsolatos döntéshozatali folyamatokat, elősegítve a hatékonyabb iratkezelést.

Képzett iratkezelő csapatunk az adatbázisból és az iratok selejtezési szabályzataiból származó információkkal dokumentum szinten, automatizáltan biztosítja a gyors és biztonságos döntéshozatalt. Rendszerezzük és átválogatjuk a dokumentumokat, hogy magabiztosan dönthess a selejtezésről, és gyorsan elérhesd üzleti céljaid, mint például egy tulajdonosváltás, jogi ügy vagy megsemmisítési igény hatékony kezelése.